Бухгалтер назвала документи, які треба зберігати в особовій справі працівника 75 років

Про це сьогодні, 1 березня, під час практичного семінару «Кадри+зарплата-2017: перша практика перевірок Держпраці. Як заплатити менше штрафів», що відбувся у Львівському прес-клубі, повідомила партнер компанії «Академія професійного бухгалтера» Христина Зазуля.

- Прошу про ці документи подбати. Це – перші документи, які ляжуть на стіл під час будь-якої перевірки. Про те, що ці документи повинні мати статус первинного документу, зі всіма обов’язковими реквізитами, затвердженої форми, я навіть не кажу, - наголошує вона.

Бухгалтер також зауважила, що письмова форма трудової угоди є обов’язковою. Але реєструвати її в центрі зайнятості не потрібно, тому що цієї норми вже немає кілька років.

- Про те, що людину допустили до роботи, свідчать дві обставини. Якщо ви його допустили до робочого місця, навіть якщо не склали з ним письмової трудової угоди і не видали наказу. Стаття 24 Кодексу законів про працю говорить, що така трудова угода вважається укладеною. І другий чинник – це повідомлення у податкову. Тому допускати людину до роботи ми радимо після того, як подали повідомлення у податкову, - наголошує Христина Зазуля.

Вона нагадала, що працівник повинен надати роботодавцю пакет документів. Це – паспорт, довідку ідентифікаційний номер, трудову книжка, військово-обліковий документ, свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, документ про освіту, документ про стан здоров’я, автобіографію, характеристику, рекомендації, заяву про прийняття на роботу, згоду на обробку персональних даних, відомості про відкритий картковий рахунок для перерахування зарплати.

- Інших документів ви не маєте права вимагати. А ось ці повинні бути в його особовій справі ще 75 років після того, як він звільниться з роботи. Також в його особовій справі має бути розписка, що працівник ознайомлений з посадовою інструкцією та службовими обов’язками, - Христина Зазуля попереджає, що навіть таку дрібничку можуть перевірити.

Також вона наголосила, що особові справи працівників заборонено виносити не те що за межі підприємства, а навіть за межі кабінету, де працює кадрова служба.

- Під час перевірки говорити; «Особових справ немає, я їх тримаю вдома», - не можна! Варто сказати: «Вони зберігаються в сейфі, сейф зачинений. Як тільки знайду ключ – покажу їх». А за той час довести особові справи до такого вигляду, щоби можна було показати інспектору, - радить аудитор.
Вона розповіла, що одного разу під час перевірки у касовій книзі зустріла запис: «Іван сьогодні на роботі не був. Видати Марійці гроші з каси». Такі записи неприпустимі.

Що стосується трудових договорів, то у строковому договорі обов’язково мусить бути позначка, на який термін він укладений.

- Якщо дія такого договору закінчується 30 березня, а 31 березня працівник вийшов на роботу, то така угода вважається продовженою, і надалі вона буде вважатися безстроковою, - нагадує вона.

Також для роботодавця, який має найманих осіб, обов’язковим документом є табель робочого часу. Він – типової форми.

- Робочий час не може перевищувати 40 годин на тиждень. Відступати від цієї норми треба дуже обережно, - попереджає Христина Зазуля.

Термінові повідомлення читайте на каналі DailyLviv.com в Telegram та у Facebook